Privacyverklaring KIJK peuterspeelzalen

Inleiding
KIJK peuterspeelzalen (hierna: “wij”) verwerkt persoonsgegevens van haar klanten, kinderen, medewerkers, leveranciers, sollicitanten en andere externen. Wij doen dit om onze klanten en belanghebbenden zo goed mogelijk te helpen en onze doelstellingen te bereiken. Wij vinden het van groot belang dat er zorgvuldig wordt omgegaan met persoonsgegevens. Persoonsgegevens worden door ons dan ook zorgvuldig verwerkt en beveiligd. Daarbij houden wij ons aan de eisen uit de privacywetgeving. Dat betekent bijvoorbeeld dat wij: 

  • vermelden voor welke doeleinden wij persoonsgegevens verwerken;
  • het verzamelen van persoonsgegevens beperken tot alleen de persoonsgegevens die nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • eerst vragen om uitdrukkelijke toestemming om persoonsgegevens te verwerken in situaties waarin toestemming vereist is;
  • gegevens niet doorgeven aan derde partijen, tenzij dat nodig is om de gevraagde dienst te kunnen leveren of wanneer wij daar wettelijk toe verplicht zijn;
  • wanneer wij persoonlijke gegevens delen, zorgen dat deze niet voor andere doeleinden worden gebruikt;
  • passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen nemen om persoonsgegevens te beschermen en dat ook eisen van partijen die in opdracht van ons persoonsgegevens verwerken;
  • het recht respecteren om persoonsgegevens op aanvraag in te zien, te corrigeren, te rectificeren of te verwijderen.

In deze privacyverklaring leggen wij uit waarom en op welke manier wij persoonsgegevens verwerken.

KIJK peuterspeelzalen - Contactgegevens
Wij zijn KIJK peuterspeelzalen. Een professionele kinderopvangorganisatie met al meer dan 100 jaar ervaring en locaties in Den Haag, Voorburg-Leidschendam en Rijswijk. Deze privacyverklaring ziet toe op al onze verwerkingen. Wij zijn gevestigd op de Noordwal 10 (2513 EA), in Den Haag. Wij helpen graag als er vragen zijn. Hiervoor kan contact worden opgenomen via privacy@kijkpeuterspeelzalen.nl, of per post via onze Privacy Officer, Postbus 10395 (2501 HJ), Den Haag, of 070 750 21 00 (werkdagen tussen 8.30 en 17.00 uur).

Stichting KIJK peuterspeelzalen, p.a. Dak kindercentra
Noordwal 10
2513 EA Den Haag
Postbus 10395
2501 HJ Den Haag

Privacy Officer
privacy@kijkpeuterspeelzalen.nl
070 750 21 60 (werkdagen tussen 8.30 en 17.00 uur)

Wijzigingen privacyverklaring
KIJK peuterspeelzalen behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. De laatste wijziging heeft plaatsgevonden op 20 juni 2019.

Vragen
Voor verdere vragen over privacy en deze verklaring kan contact worden opgenomen met onze Privacy Officer.
Waarom wij persoonsgegevens mogen verwerken
Ons privacy beleid houdt rekening met een aantal wetten, o.a.:

  • Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) – ook bekend als General Data Protection Regulation (EU) 2016/679
  • Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming (UAVG)
  • Wet op de Kinderopvang 
  • Wet Innovatie en Kwaliteit Kinderopvang (IKK)
  • Algemene Wet Inkomensafhankelijke Regelingen (AWIR) 
  • Wet algemene bepalingen burgerservicenummer
  • Wet op de identificatieplicht 
  • Burgerlijk wetboek boek 7 
  • Telecommunicatiewet

De eerste twee wetten zijn per 25 mei 2018 ingegaan en vervangen per die datum de Wbp. De verwerking van persoonsgegevens, zoals beschreven in deze verklaring, is toegestaan op basis van deze wetten omdat we een overeenkomst hebben met betrokkene, en/of we moeten voldoen aan een wettelijke plicht, en/of we de gerechtvaardigde belangen van ons of van een derde dit noodzakelijk maakt, en/of we toestemming van betrokkene hebben.

Wij sturen alleen marketing communicatie als dat toegestaan is. Er kan altijd voor gekozen worden om deze stop te zetten.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Afhankelijk van de diensten en functionaliteiten die iemand van ons afneemt, of op andere wijze met ons deelt, kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken: 

  • Naam en contactgegevens van (vertegenwoordigers van) klanten. Contactgegevens zijn bijvoorbeeld het privé e-mailadres en het telefoonnummer van de contactpersoon (ouder, verzorgende, wettelijke vertegenwoordiger); 
  • Informatie die de vertegenwoordiger van de klant met ons deelt in verband met de voorbereiding of uitvoering van een overeenkomst met ons (burgerservicenummer [BSN], bankrekeningnummer [IBAN], geboortedatum); 
  • Gegevens behorende bij een kredietwaardigheidscheck; 
  • Informatie die verzameld wordt over kinderen i.v.m. de praktische zaken bij de opvang (allergieën, noodnummers, specifieke toestemmingen); 
  • Informatie die verzameld wordt in verband met het gebruik van observaties (observatiegegevens kinderen, gebruik audiovisuele apparatuur); 
  • Persoonlijke gegevens van sollicitanten t.b.v. een sollicitatieprocedure; 
  • Informatie die verzameld wordt in verband met het gebruik van de website.

Welke bijzondere persoonsgegevens verwerken wij?
Kinderen
KIJK peuterspeelzalen verwerkt alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 18 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijk vertegenwoordiger.
Onze opvang verzamelt informatie over kinderen, en dat kunnen ook gegevens zijn m.b.t. de gezondheid en het gedrag van kinderen. Deze gebruiken wij alleen voor zover dat noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze expliciet ter beschikking worden gesteld.

Waarom verwerken wij die persoonsgegevens?
Wij verwerken bovenstaande persoonsgegevens voor een of meer van de navolgende doeleinden (afhankelijk van welke diensten of functionaliteiten afgenomen worden), waaronder:

  • Om een rondleiding op één van onze locaties te verzorgen.
  • Om een aanvraag voor plaatsing van een kind af te handelen.
  • Om een contract voor plaatsing van een kind af te sluiten. 
  • Om een kind te laten wennen op één van onze locaties.
  • Om een kind de best mogelijke zorg te verlenen. 
  • Om te informeren over onze diensten en activiteiten. 
  • Om vragen en/of klachten te kunnen behandelen.
  • Om onze dienstverlening te laten beoordelen.
  • Om contact te kunnen leggen en onderhouden (post, telefonisch, e-mail).
  • Om de mogelijkheid te bieden om informatie te delen via het ouderportaal.
  • Om een nieuwsbrief te sturen.
  • Om gericht een aanbieding te kunnen doen.
  • Om de facturen te sturen en de automatische incasso uit te voeren.
  • Om een sollicitatie en mogelijk indiensttreding in behandeling te kunnen nemen.
  • Om gemeentelijke peutertoeslag en VVE toelage aan te vragen.
  • Om de kinderopvangtoeslag te verwerken.
  • Om te voldoen aan onze wettelijke plichten (bijv. t.a.v. de belastingen, of in geval van calamiteiten t.b.v. politie en justitie).
  • Om onze website te analyseren, onderhouden, optimaliseren en beveiligen.
  • Om onze bekendheid te vergroten.
  • Om managementinformatie te kunnen samenstellen en onze strategie te kunnen bepalen.

Met name m.b.t. marketing doeleinden kunnen wij onze klanten benaderen via e-mail als er is toegestemd om op deze wijze benaderd te worden. Onze klanten kunnen dit soort informatie en informatieve informatie over ons werk ook ontvangen via directe post of via de telefoon, tenzij er aangegeven is dat er niet op deze wijze gecommuniceerd mag worden.

Er kunnen te allen tijde verzoeken gedaan worden om dit soort marketing activiteiten stop te zetten, benader hiervoor onze Privacy Officer.

Hoe verkrijgen wij persoonsgegevens?
Wij kunnen persoonsgegevens verzamelen wanneer direct met ons contact wordt opgenomen.
Bijvoorbeeld wanneer wij direct benaderd worden over onze activiteiten, we informatie ontvangen, iemand bij ons solliciteert, iemand zich bij ons inschrijft of via social media direct contact met ons legt.

Wij kunnen ook persoonsgegevens verzamelen wanneer informatie gedeeld wordt via een derde partij waarmee wij samenwerken.
Bijvoorbeeld wanneer iemand via een wervingsbureau solliciteert bij KIJK peuterspeelzalen.

Wij kunnen informatie verzamelen uit geaggregeerde of anonieme informatie.
Wij kunnen informatie verzamelen over de diensten die iemand mogelijk gebruikt en hoe deze gebruikt worden, bijvoorbeeld wanneer onze website bezocht wordt of onze social media.

Wij kunnen informatie verkrijgen door gebruik van observaties.
Om te zorgen dat de pedagogische opvang van kinderen goed verzorgd is, en/of de scholing van medewerkers ingericht is, wordt gebruik gemaakt van waarnemingen, en soms ook van audiovisuele apparaten.

Ontvangers van de persoonsgegevens
Er zijn enkele partijen die namens KIJK peuterspeelzalen persoonsgegevens verwerken, denk hierbij aan hostingpartijen, communicatiepartijen en financiële dienstverleners. Deze partijen verwerken persoonsgegevens alleen in opdracht van ons en uitsluitend voor de doeleinden waarvoor deze bestemd zijn. Om ieders privacy goed te beschermen, sluiten wij met deze organisaties een verwerkersovereenkomst.
Met sommige organisaties die een eigen verantwoordelijkheid hebben t.a.v. deze persoonsgegevens, wisselen wij ook persoonsgegevens uit. Denk hierbij aan de Belastingdienst, de accountant, en de GGD.

Veilige omgang met persoonsgegevens
Persoonlijke gegevens van websitebezoekers, nieuwsbriefabonnees en klanten worden met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd. De website en het ouderportal van KIJK peuterspeelzalen gebruiken een beveiligd protocol voor gegevensuitwisseling (herkenbaar aan https:// als begin van al onze webpagina’s). De persoonsgegevens die via webformulieren uitgewisseld worden kunnen daardoor niet leesbaar onderschept worden door anderen. KIJK peuterspeelzalen draagt zorg voor een passende organisatorische, technische en fysieke beveiliging van haar systemen, waarin persoonsgegevens worden opgeslagen. Op deze wijze stellen wij zeker dat persoonlijke gegevens alleen toegankelijk zijn voor personen die daar uit hoofde van hun functie bevoegd toe zijn. En dat de gegevens alleen worden gebruikt voor de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen en daarmee verenigbare doeleinden. Als iemand het idee heeft dat gegevens toch niet goed zijn beveiligd of aanwijzingen heeft van misbruik, neem dan contact op met onze Privacy Officer. Ook bij de verdere verwerking van persoonsgegevens in onze administratie eerbiedigen wij de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Hoe combineren en analyseren wij de informatie die wij over iemand verzamelen?
Wij maken voor KIJK peuterspeelzalen gebruik van doelgroepen (groepen klanten geselecteerd op basis van persoonskenmerken zoals bijv. geslacht, leeftijd, woonplaats) via de social media platforms van Facebook, Linkedin, Google, Twitter, Instagram en Pinterest. Op deze platforms kunnen (gepersonaliseerde) berichten worden getoond. Wij geven hiervoor geen persoonsgegevens door aan derde partijen.

KIJK peuterspeelzalen neemt niet louter op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma's of -systemen, zonder dat een persoon (bijvoorbeeld een medewerker van KIJK peuterspeelzalen) tussen zit.

Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?
KIJK peuterspeelzalen bewaart persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is. De bepaling van de bewaartermijn is afhankelijk van het doel waarvoor KIJK peuterspeelzalen de gegevens heeft verzameld en van eventuele wettelijke plichten om gegevens te bewaren. 

  • Het klantdossier wordt 7 jaar, na beëindiging van de opvang van de kinderen, verwijderd.
  • Het kinddossier wordt z.s.m., maar binnen 2 jaar, nadat de kinderen de opvang hebben verlaten, verwijderd.
  • Sollicitatiegegevens worden binnen 4 weken na afloop van de sollicitatieprocedure verwijderd.
  • Het personeelsdossier wordt 7 jaar na afloop van het dienstverband verwijderd.

Delen van persoonsgegevens met derden
Gegevens worden alleen aan derden verstrekt, indien dit noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verkregen; bijvoorbeeld om een brief te kunnen sturen, te bellen, of een sollicitatie af te ronden. Met uitvoerende derden leggen wij vast dat deze gegevens alleen voor het afgesproken doel gebruikt worden en daarna vernietigd worden. De benodigde data worden altijd op beveiligde wijze uitgewisseld.

Het kan zijn dat wij door overheidsinstanties of andere partijen wettelijk worden verplicht om persoonsgegevens af te staan. Wij delen dan alleen de strikt noodzakelijke gegevens.

KIJK peuterspeelzalen verstrekt nooit persoonsgegevens aan verwerkers waarmee wij geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.

Waar slaan wij persoonsgegevens op?
Voor het verkrijgen en bewaren van bepaalde gegevens werken wij met verschillende applicaties. Om de privacy te waarborgen, zijn deze applicaties aan strenge regels gebonden. De meeste gegevens worden opgeslagen binnen de Europese Unie. Voor de gegevens die buiten de EER worden opgeslagen, werken wij uitsluitend met partijen die volgens de Europese regels voldoende bescherming bieden. Voor een aantal landen is dit vastgesteld, bijvoorbeeld voor Amerikaanse partijen die onder het ‘Privacy Shield’ vallen. Voor het doorgeven naar andere landen en partijen werken we met speciale contracten.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
Onder de AVG heeft iedereen een aantal rechten. Wij doen ons uiterste best om hier zo goed mogelijk aan te voldoen. Zijn er tips of opmerkingen? Laat het ons dan weten! Om gebruik te maken van deze persoonlijke rechten, kan contact opgenomen worden via onze Privacy Officer.

Informatie en inzage: Uiteraard kan iemand inzien welke persoonsgegevens wij van hem/haar verwerken. Wij vertellen dan ook graag meer over het hoe en waarom wij die gegevens verwerken.

Rectificatie: Bestaat het idee dat wij verkeerde persoonsgegevens van iemand hebben? Laat het ons dan weten, dan passen wij het aan.

Vergetelheid: Voor de persoonsgegevens die wij in bezit hebben, kan een verzoek gedaan worden om deze te laten verwijderen. Het kan zijn dat wij voor andere doeleinden (administratie of ontdubbelen bijvoorbeeld) die gegevens dan nog wel moeten verwerken.

Beperking: Bestaat het idee dat wij persoonsgegevens onrechtmatig of onjuist verwerken, dan kan die verwerking ook beperkt worden.

Bezwaar: Voor de verwerking van persoonsgegevens kan bezwaar ingediend worden. Gaat het om marketing? Dan zullen wij die verwerking zo snel mogelijk beëindigen.

Overdraagbaarheid:
Dit is een nieuw recht onder de AVG om persoonsgegevens over te (laten) dragen. Als er behoefte is om hier gebruik van te willen maken, neem dan contact met ons op.

Verder kan toestemming te allen tijde ingetrokken worden voor bijv. het ontvangen van e-mails, of andere verwerkingen. Is dit het geval, neem dan contact met ons op via onze Privacy Officer.

Een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van de eigen persoonsgegevens of een verzoek tot intrekking van toestemming of bezwaar op de verwerking van eigen persoonsgegevens kan gestuurd worden naar onze Privacy Officer, via privacy@kijkpeuterspeelzalen.nl.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door de juiste persoon is gedaan, vragen wij om een kopie van het identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie de pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van de privacy. Hiervoor kan bijvoorbeeld de ‘KopieID app’ gebruikt worden. Wij reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken, op het verzoek.

KIJK peuterspeelzalen wijst er tevens op dat de mogelijkheid bestaat om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens, als het idee bestaat dat wij niet handelen in overeenstemming met de privacywetgeving.

Sollicitanten en voormalige medewerkers
Bij het solliciteren bij KIJK peuterspeelzalen, wordt alleen de informatie die verstrekt wordt, gebruikt bij de beoordeling van de sollicitatie.

Gedurende de sollicitatieprocedure wordt ook informatie verzameld om te beoordelen of de sollicitant geschikt is voor de functie. KIJK peuterspeelzalen hanteert hierbij de uitgangspunten van de sollicitatiecode van de NVP. Mochten wij referenties willen opvragen, of een externe partij een achtergrond check willen laten uitvoeren, dan zullen wij hier vooraf toestemming voor vragen.

Van iemand die na afloop van de sollicitatieprocedure niet wordt aangenomen, worden de persoonsgegevens binnen 4 weken vernietigd. Het kan zijn dat wij sommige persoonsgegevens/cv nog in portefeuille willen houden. In dat geval zullen wij hiervoor toestemming vragen en deze gegevens nog maximaal 12 maanden bewaren.

Bij indiensttreding wordt een personeelsdossier van het dienstverband samengesteld. Deze informatie wordt veilig bewaard en wordt alleen gebruikt voor zaken die direct met het dienstverband te maken hebben, en is alleen toegankelijk voor diegenen die direct met de werknemer te maken hebben.

Als iemand bij ons uit dienst gaat, zal het personeelsdossier bewaard blijven totdat de wettelijke bewaartermijn verstreken is.

Gebruik van cookies
Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van jouw computer, tablet of smartphone. KIJK peuterspeelzalen gebruikt enkel functionele cookies om ervoor zorgen dat de website goed werkt.